毎月、本音の議論が繰り広げられるお客さまの上層部とアクタスとの定例会議。お客さまにとって耳の痛い話でも必要であれば躊躇せずに進言する。お客さまはそれを望んでいました。生き残っていくために何をすべきなのか。この本気に応えるために、アクタスは経営を全面支援する体制であらゆる改善をお客さまと取り組みました。

現実を正確に把握してもらう

創業者が立ち上げた事業は業界構造の変化に伴い転換を迫られる状況になっていました。社員の高齢化も進み、二代目社長と経営陣は危機を感じていました。私たちはこの危機を具体的な課題として浮き彫りにし、アクタスの税務会計、人事労務、システムとチームを組み、多面的な解決策へアプローチしていきました。

基盤が整い新事業の計画へ

迅速で正確な会計体制づくり、クラウド会計の導入、やる気を高める人事制度など。できる限りの施策を実行し、いま社内全員が一丸となり良い空気が広がっています。若手を採用できる基盤も整い、社長が先陣を切って新事業計画を練りはじめました。この計画を実現するために、これからも熱い会議は続いていきます。

税務会計のセカンドオピニオンとしてお付き合いが始まった上場を目指すお客さま。週に一度アクタスがおうかがいして、帳簿のチェックと入力を行っていました。すると社内の方から実務の相談を次々と持ちかけられるのでした。

アクタスにはリソースがある

例えば国際取引の契約書の内容確認。これはアクタスの国際税務と連携して対応しました。クラウド会計への移行。これもアクタスのシステム部門と勘定奉行クラウドへの移行を支援しました。そして上場に向けた労務のショートレビューはアクタスの人事労務部門と対応。気づけば決算早期化のための45日以内の決算申告書作成も対応し、今ではセカンドオピニオンから税務会計顧問＋管理部門のあらゆる実務のサポーターとして役目を担っています。

管理部門の実務をフルカバー

「とりあえずアクタスさんに聞いてみようか」。お客さまからそう言われることが嬉しく、監査法人から求められた資料の準備も、私たちが直接関わらない新システム導入会議の立ち会いも、相談があればフットワーク軽くすべて対応する。管理部門の実務ほぼすべてをカバーできるのが私たちの強さです。

「税理士が逝去してしまった」。過去に事業再生でお手伝いをしたお客さまからの連絡でした。家族で複数社をグループ経営され、お父さまとご子息で会社を分けていました。税理士も会社ごとに分かれ、お父さまの会社を担当する税理士が逝去されたとのことです。

幅広い税務ができるアクタスへ

アクタスはお父さまの会社の月次・決算早期化を実現していきました。すると、その様子を見ていたご子息から相談が。父の年齢的にいずれ事業承継が発生する。株の承継や資産税対策も必要となる。そして何より父の経営状態が把握できていない——グループの将来を見据えれば、幅広い税務に対応できるアクタスへ全社一任したほうが適切な対策が打てます。

法人、個人ともに納得の承継を

現在、アクタスがグループ全体の税務会計顧問として経営状況を把握し、ご家族間の情報のつなぎ役を担っています。それまでは親子といえども経営の情報共有は難しく、税理士もバラバラだったため、お互いの数字を把握できていませんでした。これからはトータルな観点から事業承継策をご提案していきます。

法律改定に伴い紙をなくしたいが紙で見たい人もいる。親会社やグループのルールもある。使いやすさを追求するあまり法律を満たせなくなるリスクもある。システムは対応できるのかなど。上場子会社のお客さまはペーパーレス化に伴う社内の様々な問題に直面していました。

法律も業務もシステムも相談

ペーパーレス化は単純にシステムを導入すれば解決できる問題ではありません。最新の法律の視点、現場の業務の視点から新しい業務フローを構築して、それにフィットし、かつ時代を見越したシステムを選ばなければ真のペーパーレス化は実現できません。アクタスはこうしたあらゆる問題をお客さまと一緒に解決していく体制があります。

税務を超え二人三脚で検討

現在、アクタスは税務会計顧問として、法解釈をお客さまに説明しつつ、社内ルールをケアした新しい業務のやり方をお客さまと二人三脚で検討しています。同時にアクタスのシステム部門と連携して電子化へスライドしやすいシステム選びも推進しています。税務の枠を超えた相談が窓口ひとつでできる、支援ができる。アクタスの強さです。

当初、アクタスはセカンドピニオンとして事業承継を踏まえた中長期事業計画のコンサルティングを行っていました。ところがこのコロナ禍が飲食宿泊業をグループで営むお客さまに襲いかかりました。その傷は大きく中長期事業計画から生き残り戦略へシフトしなくてはいけない状況に追い込まれました。

止血と輸血の施策を次々と

私たちはまずグループの経営陣に危機レベルを理解いただくための数値資料と応急措置の方法を提示しました。グループで毎月出ていくお金を抑制して、あらゆる助成金や補助金を活用していく。いわば止血と輸血のための施策情報です。アップデートされたそばからどんどん情報を提供していき、同時に今後の回復のための方法をご提案しました。

回復のための組織再編

アクタスには組織再編の豊富な実績があります。お客さまが再編を行うメリットとリスクを洗い出し、再編後に回復する姿を示しながら、現状維持との選択肢を提示しました。現在も検討は続いています。セカンドオピニオンでもアクタスはこうした高難度の提案が可能です。

freeeに切り替えてから帳簿が崩れ、税理士もお手上げになってしまったと相談が来ました。たしかに従来の会計ソフトに慣れている方には難しく映るfreee。しかもお客さまの経理部は経営陣からハイレベルな要求が。全国拠点から来る毎月の膨大な会計処理を数名で回す。月次・四半期決算のスピード化と正確性の向上。成し遂げるには抜本的改革が必要でした。

freeeの記帳方法から一緒に

経営陣の高い要求を達成するにはまず土台を固めることが必須でした。例えば帳簿の整理整頓。仕訳ひとつひとつを確認してきれいに仕上げ、見本にする。次に経理レベルの向上。経理の基本やfreeeの仕組みなどスタッフの皆さんと勉強会を毎月開催。質疑応答は毎日受け付けました。そして業務の見直しやアクタスとの役割分担、システム化を進めました。

四半期決算早期化もすべて達成

課題はお客さまとひとつひとつ解決して土台を整備していきました。freee会計の確立、請求書管理システムの導入支援や経費精算システム導入時の相談対応。少人数でも耐えうる経理・会計体制の確立。月次・四半期決算のスピード化と正確性向上。すべて見事に達成することができました。

経理効率化を求め「クラウド会計なら自動化できてラクになる」と導入したものの、使いこなせず、むしろ大変になった。経理を兼務する役員の方が相談に来られたのはクラウド会計が出始めた頃。当初、私たちにもノウハウが少なく、お客さまと最適な使い方の模索が始まりました。

freee集約と業務改善へ

当初、会計はfreee、経費精算はサイボウズ、請求書は紙とバラバラ。私たちとのやりとりはデータと紙が行き交い、経費データをfreeeへ手入力するなど、非効率でミスも頻発し、双方が大変な状態に。しかし同時に問題点の顕在化と共有ができたため、この状況を打破すべくfreeeへの集約と業務改善が始まりました。

freeeフル活用の新業務フロー

まず経費精算をfreeeへ。役員から社員まで使い方を私たちがレクチャーし、段階的に移行。請求書はサーバへアップロード。振り込みはネットバンクの手動からfreeeでボタンひとつで完了など、ひとつずつ集約していきました。これにより経理業務フローが変わり、エラーも事務負担も減少、決算早期化も実現しました。現在、部門別数値もリアルに確認でき、更なる自動化へお客さまと共に追求しています。

相談はとくにないので記帳と申告だけミスなく。税額は早めにわかるようにお願いしたい。過去に依頼した会計事務所の経験からスタートアップ企業の社長の要望は事務的でした。しかし、私たちは最低でも３か月に1度はWEB会議をとお願いし、受け入れていただきました。

サービスの質の違いに気づく

会議では3か月の帳簿をまとめ数字を報告。事業計画をおうかがいして見込み数字をつくりお客さまと共有します。社長は私たちの資料を見て、自分の感覚とのズレや思ったよりも売上が上がっていない事実などに気づき、前とは違いアクタスは相談できると気づかれました。

会計と給与計算をクラウド化

会議を重ねる度、社長からの質問は増え、ある時、エクセルで自社管理していた給与計算の社会保険料率が更新されていないことが発覚。これを機にマネーフォワードの導入で会計と給与計算をクラウド化しました。今では労務手続きの相談をいただいたり、会議以外でも頻繁にやりとりをするように。密な相談が助成金対応や決算着地点の早めの把握につながる。その重要性にご納得いただいています。

「こんなことまでしてくれるのですか？」定例会議で社長は私たちが作成した試算表などの資料を見て驚かれました。以前の個人事務所は申告まで先生からの連絡も試算表もなく、スタッフとの事務的なやりとりのみ。相談にも乗ってもらえないと不満を抱えていたそうです。

適切なサービスをきちんと

アクタスの税務会計顧問サービスは、定期的な会議を通じて、月や四半期の会計や税務上のレビューはもちろん経営課題のディスカッションに時間を割いています。さらに9か月が経過した時点で予測損益計算書をつくり、納税予測額をシミュレーション。利益を最大化するための施策をお客さまと検討します。こうしたことが標準のサービスであり、実際に提供してくれることに驚かれたと言います。

値段以上の安心感

お客さまは税務会計顧問に加え、記帳代行も依頼され、月次・決算早期化も取り組みました。相続のご相談をきっかけにアクタスを知ったお客さまですが、個人の資産も法人も幅広く対応でき、税理士法人だからこその末長く付き合える安心感は、値段以上に感じられたのかもしれません。